Trong thời đại số hóa hiện nay, khả năng tập trung và làm việc sâu (deep work) đã trở thành một kỹ năng quý giá. Làm việc sâu không chỉ đơn thuần là làm việc chăm chỉ mà còn là khả năng tập trung vào những nhiệm vụ phức tạp mà không bị gián đoạn, giúp bạn đạt được những kết quả nổi bật. Dưới đây là 12 cách giúp bạn đạt được sự tập trung tối đa và làm việc sâu hiệu quả hơn.
1. Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng
Để đạt được sự tập trung, trước hết bạn cần phải xác định rõ ràng điều gì là quan trọng nhất đối với bạn. Việc đặt mục tiêu cụ thể giúp hướng dẫn sự chú ý và tập trung của bạn vào đúng việc cần làm, giữ cho bạn có động lực và tránh bị lạc hướng. Xác định rõ ràng những gì bạn muốn đạt được trong ngày, tuần, hoặc tháng sẽ giúp bạn tạo ra một lộ trình làm việc rõ ràng và có chiến lược.
Chẳng hạn như mình muốn tiết kiệm một khoản tiền để trả nợ hoặc có kế hoạch để đầu tư, mình sẽ viết ra từng mục rõ ràng qua excel, hay các ứng dụng quản lý tài chính của chính ngân hàng hay các ứng dụng nổi tiếng khác. Cả kể khi mình muốn đăng ký một buổi tham gia tư vấn về trị liệu tâm lý. Khi mình chưa viết ra rõ mục đích tại sao, cái gì, khi nào thì khó có thể đạt được mục tiêu vì mọi thứ rất chung chung và mơ hồ.
2. Tạo Không Gian Làm Việc Riêng Biệt
Không gian làm việc đóng vai trò rất lớn trong việc duy trì sự tập trung. Chọn một góc yên tĩnh, sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp bạn tập trung vào công việc. Một không gian làm việc được tối giản, không có quá nhiều vật dụng gây phân tâm sẽ tạo điều kiện lý tưởng để làm việc sâu.
Mình có con nhỏ nên nhà cửa không phải lúc nào cũng gọn gàng ngăn nắp, cho dù mình cũng luôn tay luôn chân dọn dẹp mọi thứ xung quanh như đồ chơi của con, quần áo , giày dép, bút vẽ. Tất nhiên con cũng được kỷ luật từ bé để tự dọn dẹp đồ đạc của mình, nhưng em bé vẫn là em bé chúng ta luôn phải nhắc nhở. Vì vậy mình có một góc làm việc, mình luôn cố gắng dọn dẹp sắp xếp đồ đạc quanh nơi mình làm việc thật chỉn chu, thoáng mát và mang lại cảm giác tích cực.
3. Loại Bỏ Sự Phân Tâm
Sự phân tâm từ môi trường xung quanh, như thông báo từ điện thoại, email, hay mạng xã hội, là kẻ thù lớn của sự tập trung. Để đạt được trạng thái làm việc sâu, hãy loại bỏ các yếu tố gây nhiễu bằng cách tắt thông báo, đặt điện thoại ở chế độ máy bay, hoặc sử dụng các ứng dụng chặn trang web gây xao nhãng.
Mình cố gắng để điện thoại thật xa nơi mình làm việc hoặc đặt giờ dùng cho mỗi ứng dụng MXH để khi vượt quá giới hạn mình sẽ được nhắc nhở hoặc tự động tắt. Nếu mất cảm hứng để viết thì mình còn ra thư viện, quán cà phê hoặc bất cứ nơi đâu mình cảm thấy thoải mái để có động lực làm việc tiếp. Nhiều khi chỉ cần 5 -10 phút thư giãn như đi dạo, hít thở không khí , bật nhạc ,nghe một đoạn podcast hoặc video ngắn để lấy lại tinh thần.
4. Sử Dụng Kỹ Thuật Time Blocking (Chặn Thời Gian)
Time Blocking là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn phân bổ từng khung giờ cụ thể trong ngày cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp xây dựng thói quen làm việc có kỷ luật và tạo ra các khoảng thời gian dành riêng cho công việc sâu. Khi sử dụng Time Blocking, bạn sẽ ít có khả năng bị cuốn vào những công việc không quan trọng và dành toàn bộ sự tập trung cho nhiệm vụ hiện tại.
Có thể chặn thời gian làm việc cao độ, tập trung hết tâm trí vào một việc quan trọng nhất trong ngày như chặn lịch làm việc, mình cũng thực hành cả kể khi làm việc tại công ty. Đơn giản là có rất nhiều buổi gặp mặt, buổi call meeting không quan trọng, nhiều lúc họ chỉ gửi lời mời nhưng thực sự chúng ta không mang lại nhiều lợi ích cho cuộc gọi đó, hãy khéo léo từ chối và xin phép cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi cũng như thắc mắc liên quan đến công việc, trách nhiệm của bạn trong dự án hay buổi họp mặt đó.
5. Thực Hành Mindfulness (Chánh Niệm)
Mindfulness là việc duy trì sự tập trung vào hiện tại thông qua các kỹ thuật như thiền hoặc hít thở sâu. Những bài tập này giúp làm dịu tâm trí, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng tập trung. Chánh niệm không chỉ giúp bạn dễ dàng trở lại với công việc mà còn giúp duy trì trạng thái tâm trí bình tĩnh, sẵn sàng đối mặt với các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự tập trung.
Mình thỉnh thoảng nghe nhạc nhẹ , tập Yoga hoặc đơn giản cố gắng không nghĩ gì trong vòng 5 phút ,để khiến tâm trí được ổn định , tránh bị quá tải thông tin hay rơi vào tình trạng không biết làm gì tiếp theo.
6. Phương Pháp 3-3-3
Phương pháp 3-3-3 là cách thức làm việc trong ba khoảng thời gian liên tiếp mỗi khoảng ba giờ, xen kẽ với những lần nghỉ ngắn ba phút. Đây là một phương pháp giúp bạn duy trì sự tập trung trong suốt cả ngày mà không bị kiệt sức. Việc chia nhỏ thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý giúp bạn tái tạo năng lượng và duy trì sự bền bỉ trong công việc.
Bạn cũng có thể cân nhắc cho bản thân một món quà, tự thưởng cho mình một bộ phim hay một món ăn yêu thích sẽ giúp bạn có thêm năng lượng ,tránh trì hoãn lâu.
7. Ưu Tiên Nhiệm Vụ Quan Trọng
Việc ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất giúp bạn tập trung vào những việc có tác động lớn nhất đối với mục tiêu của mình. Hãy xác định những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết chúng trước tiên khi bạn còn nhiều năng lượng và tinh thần minh mẫn. Điều này sẽ tạo ra một tông làm việc hiệu quả cho cả ngày và tránh việc phải giải quyết các công việc khó khăn khi đã mệt mỏi.
Lấy ví dụ bạn có 10 điều cần làm cho hôm nay, sau khi viết ra những điều cần làm hãy đánh số thứ tự từ 1-10 hoặc viết bên cạnh A, B, C và làm theo thứ tự đó. Nhiều khi chỉ cần tập trung vào 2 đến 3 điều quan trọng nhất trong ngày, còn lại những việc ít quan trọng sẽ được giải quyết nhanh, ngọn lẹ hơn, vì bạn đã hoàn thành những việc lớn, đem lại sự phấn khởi hài lòng để bạn tiếp tục làm những việc khác một cách hiệu quả. Mình nhiều khi không viết rõ to do list, và cứ mải mê viết thư trả lời những email ít quan trọng, mất cả nửa ngày để làm những việc không tên, kém hiệu quả.
8. Nghỉ Giải Lao Định Kỳ
Nghỉ giải lao không phải là lãng phí thời gian mà là một phần quan trọng giúp duy trì hiệu suất làm việc cao. Nghỉ ngơi đúng cách giúp não bộ có thời gian phục hồi, giảm căng thẳng và tăng khả năng sáng tạo. Hãy đứng lên, di chuyển, hoặc làm một việc gì đó khác biệt trong vài phút để tái tạo năng lượng.
Đơn giản là nói chuyện phiếm khoảng 5-10 phút đừng quá lâu với đồng nghiệp tại công ty, ra làm một cốc cà phê.
9. Duy Trì Uống Nước và Ăn Uống Lành Mạnh
Não bộ của bạn cần nhiên liệu để hoạt động tốt nhất. Việc duy trì đủ nước và ăn uống lành mạnh cung cấp năng lượng bền vững cho cả cơ thể và trí óc. Đừng bỏ qua bữa ăn sáng, chọn các loại thực phẩm giàu dinh dưỡng và hạn chế các loại thức ăn nhanh nhiều đường, chất béo không lành mạnh.
Nếu bạn làm việc văn phòng giống mình, ít cử động nhiều vì thế càng nên quan tâm đến sức khoẻ thể chất, ăn uống chừng mực.
10. Làm Một Việc Tại Một Thời Điểm (Single-tasking)
Đừng cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc vì điều này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc và tăng khả năng mắc lỗi. Tập trung làm một việc duy nhất trong một thời điểm không chỉ giúp cải thiện chất lượng công việc mà còn giúp bạn hoàn thành nhanh hơn. Khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy hài lòng và có động lực để tiếp tục.
Nó tựa như là điều mình nhắc ở trên, đừng nghĩ multitasking là tốt, hãy nhớ khẩu hiệu này: Chất Lượng Hơn Số Lượng hoặc như cuộc sống tối giản: Less Is More
11. Sử Dụng Các Ghi Chú Hình Ảnh (Visual Reminders)
Đặt các ghi chú, biểu tượng, hoặc hình ảnh nhắc nhở về mục tiêu xung quanh không gian làm việc của bạn sẽ giúp bạn luôn nhớ tới những gì quan trọng. Những nhắc nhở này có thể là một câu trích dẫn truyền cảm hứng, một danh sách nhiệm vụ, hoặc đơn giản chỉ là một hình ảnh tượng trưng cho mục tiêu lớn hơn của bạn.
Mình có mua một cái bảng viết Weekly Planner dán trên tủ lạnh và viết rõ những mục tiêu trong tuần / mục tiêu tháng phía bên dưới, rồi những thứ mình làm hàng ngày, điều này giúp mình cân đối hoàn thành các nhiệm vụ, không bỏ sót hoặc quên mục đích của mình. Có thể dán các hình ảnh hoặc một cái stickers , photo để bạn có thể hình tượng ra được mục tiêu của bản thân một cách rõ nét nhất.
12. Thiết Lập Ranh Giới (Set Boundaries)
Hãy rõ ràng về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi của bạn với người khác. Thiết lập các ranh giới rõ ràng giúp bạn tránh bị gián đoạn trong những khoảng thời gian cần tập trung cao độ. Đừng ngại thông báo với đồng nghiệp, gia đình, hoặc bạn bè rằng bạn cần không gian và thời gian riêng để làm việc hiệu quả.
Ở công ty của mình thì có nhiều các luật lệ như là không được sắp xếp lịch cuộc họp sau 2h chiều thứ sáu, không nhắn tin trả lời email vào weekend, nếu chẳng may có viết thì phải nói xin lỗi đồng nghiệp trước tiên là đã vi phạm giờ giấc làm việc và điều đó phải thực sự rất khẩn cấp không lùi lại được. Mình nói rõ với đồng nghiệp, sếp ở công ty là mình có con nhỏ phải chăm sóc, đưa đi đón về nên sẽ có lịch làm việc kiểu linh hoạt, hoặc là đi sớm về sớm, vì phải đưa đón con đi học, Khi chúng ta vạch ra ranh giới, nói chuyện thẳng thắn sẽ giúp mọi người có phần đồng cảm, thông cảm hoặc hợp tác với lời đề nghị, còn nếu họ từ chối tức là chúng ta cần thay đổi công việc / nơi làm việc hoặc đồng nghiệp. Ở nhiều nước Bắc Châu Âu họ chỉ làm việc 4 ngày trong tuần hoặc thời gian ngắn hơn là 45 tiếng/ tuần. Tại Ba Lan chính phủ cũng đang cân nhắc việc thay đổi lịch làm việc giảm xuống 35h/tuần hoặc 4 ngày/ tuần, cộng thêm ngày nghỉ là từ 26 đến hơn 30 ngày/năm. Chúng ta nên nhớ rằng làm việc quần quật không có nghĩa là hiệu quả.
—
Áp dụng những chiến lược này sẽ giúp bạn cải thiện khả năng làm việc sâu và tập trung, mang lại hiệu suất làm việc cao hơn và đạt được những mục tiêu quan trọng trong sự nghiệp cũng như cuộc sống. Hãy bắt đầu với một vài thay đổi nhỏ và dần dần xây dựng cho mình một thói quen làm việc sâu hiệu quả.
